Privatlivspolitik for Lions Jernløse
[1. version 18. maj 2018]
Lions Jernløses dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nød-vendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødven-dige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Lions Jernløse er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Klubbens KLOA Jens Gjerløv
Adresse: Steenstrups Alle 60, 4300 Holbæk
Telefonnr.: 20931454
Mail: jernloese ved lions prik dk
Website: www.jernloese.lions.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesda-to, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
- Klubben behandler ikke personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse.
2) Oplysninger om klubbens bestyrelse:
- Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til klubben og bank-kontonummer
3) Oplysninger om ikke medlemmer der søger Lions Jernløse om støtte:
- Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
o Andre oplysninger om bankkontonummer
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af donationer
• Andre Lions klubber, f.eks. ved overflytning
Klubbens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Klubbens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejnings-reglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Klubbens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i klubbens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Administration af din relation til klubben
2) Formål med behandling af oplysninger klubbens bestyrelse:
• Håndtering af bestyrelsesmedlemmernes hverv og pligter i klubben
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Administration af din relation til klubben
3) Formål med behandling af oplysninger om ikke medlemmer der søger Lions Jernløse om støtte:
• Håndtering af ansøgningerne
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behand-ling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til ge-neralforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i klubben, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i klubben
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Lions Danmark
• Da klubben er medlem af Lions Danmark, sker der videregivelse af oplysninger om medlemmerne til landskontoret der videregiver oplysningerne til hovedorganisationen i Oak Brook, for at med-lemmerne kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse
• Dine medlemsoplysninger slettes umiddelbart ved din udmeldelse af klubben
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtyk-ke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med Lionsaktivitet, zone-, distrikts- eller årsmøder sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplys-ninger som medlem af klubben, eller som ansøger om donation fra Lions Jernløse:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af klubben. Dine oplysninger slettes straks i LionsOffice, men dat det også skal registreres i Oak Brook kan der gå op til 12 måneder før alle oplysninger er slettet
Ansøgere om donationer fra Lions Jernløse:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ansøgningen til du har modtaget svar fra Lions Jernløse med følgende kriterier:
• Hvis du modtager afslag på din ansøgning vil dine almindelige personoplysninger straks blive slettet
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af klubben.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og ansøgere såfremt det kræves af anden lovgivning, f.eks. regnskabslovgivning/skat/o.lign.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, un-dersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Udarbejdet af Lions Jernløse maj 2018
Følg Lions